Polityka prywatności
POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES
1. Co to jest Polityka prywatności
Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies sklepu internetowego vandanovak.com („Polityka”) ma charakter informacyjny. Oznacza to, że nie jest ona źródłem obowiązków dla Klientów sklepu internetowego, ale wyjaśnia, w jaki sposób Vanda Novak sp. z o.o. przetwarza dane osobowe oraz korzysta z plików cookies i podobnych technologii.
Polityka ma na celu wykonanie obowiązków informacyjnych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), przepisów prawa krajowego dotyczących ochrony danych osobowych oraz przepisów dotyczących korzystania z plików cookies i podobnych technologii.
Pojęcia pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie sklepu internetowego Vanda Novak oraz Regulaminie VN Orchid Club.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Vanda Novak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Rakowicka 11, 31-511 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000712700, NIP: 6751632399, REGON: 369217883, kapitał zakładowy: 10.950 zł („Administrator” albo „Vanda Novak”).
3. Kontakt z Administratorem
Z Administratorem można skontaktować się:
- e-mailowo: shop@vandanovak.com,
- pisemnie: Vanda Novak sp. z o.o., ul. Rakowicka 11, 31-511 Kraków.
4. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać
Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności lub siedziby;
- dane dotyczące zamówień i zakupów, takie jak historia zamówień, wybrane produkty, rozmiary, ceny, rabaty, sposób dostawy, status zamówienia, numer zamówienia, dane dotyczące reklamacji, odstąpień od umowy i zwrotów;
- dane dotyczące płatności, takie jak status płatności, identyfikator transakcji, wybrana metoda płatności, dane przekazywane przez operatora płatności w zakresie niezbędnym do obsługi płatności, zwrotów i rozliczeń; Administrator nie powinien otrzymywać pełnego numeru karty płatniczej, jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności;
- dane dotyczące Konta, takie jak adres e-mail, historia logowania, identyfikatory techniczne, dane niezbędne do uwierzytelnienia, w tym kody, linki lub tokeny logowania, jeżeli są wykorzystywane w ramach funkcji logowania;
- dane dotyczące udziału w VN Orchid Club, takie jak status uczestnictwa, data dołączenia do Programu, data rezygnacji z Programu, poziom uczestnictwa, liczba punktów, historia naliczenia i wykorzystania punktów, przyznane rabaty, vouchery, nagrody i inne benefity, historia komunikacji dotyczącej Programu oraz reklamacje dotyczące Programu;
- dane dobrowolnie podane w celu otrzymania określonych benefitów, np. data urodzenia, jeżeli Klient poda ją w celu otrzymania rabatu lub innego benefitu urodzinowego;
- dane dotyczące zgód i preferencji, takie jak zgoda na otrzymywanie wiadomości marketingowych, zgoda na cookies analityczne lub marketingowe, historia udzielenia, odmowy i wycofania zgód, preferencje komunikacyjne;
- dane dotyczące korzystania ze Sklepu internetowego, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, identyfikatory urządzenia, rodzaj urządzenia, typ przeglądarki, system operacyjny, informacje o aktywności w Sklepie, odwiedzane strony, kliknięcia, źródło wizyty, czas wizyty, interakcje z komunikacją marketingową, jeżeli Klient wyraził odpowiednie zgody;
- dane podane w korespondencji z Administratorem, w tym w wiadomościach e-mail, formularzach kontaktowych, zgłoszeniach reklamacyjnych, zgłoszeniach dotyczących bezpieczeństwa produktów lub innych zapytaniach.
5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
5.1. Prowadzenie Konta klienta
Dane są przetwarzane w celu utworzenia, utrzymania i obsługi Konta, umożliwienia logowania, dostępu do historii zamówień, statusu zamówień, danych zapisanych w Koncie oraz korzystania z funkcji dostępnych dla zalogowanych Klientów.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy o świadczenie usługi Konta.
5.2. VN Orchid Club
Dane są przetwarzane w celu prowadzenia VN Orchid Club, w tym obsługi uczestnictwa w Programie, naliczania punktów, ustalania poziomu uczestnictwa, przyznawania rabatów, voucherów, nagród i innych benefitów, obsługi reklamacji dotyczących Programu, rozliczenia wykorzystanych benefitów oraz przekazywania komunikatów technicznych i organizacyjnych dotyczących Programu.
Utworzenie Konta lub zalogowanie się do Konta oznacza udział w VN Orchid Club na zasadach określonych w Regulaminie VN Orchid Club, chyba że Klient zrezygnuje z udziału w Programie.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy uczestnictwa w VN Orchid Club.
5.3. Realizacja zamówień i umów sprzedaży
Dane są przetwarzane w celu przyjęcia i obsługi zamówienia, potwierdzenia jego złożenia, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, przygotowania i wysyłki produktu, obsługi płatności, wystawienia dokumentów sprzedaży, kontaktu w sprawie zamówienia oraz obsługi strony statusu zamówienia.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy sprzedaży lub podjęcie działań na żądanie Klienta przed jej zawarciem.
5.4. Obsługa odstąpień od umowy, zwrotów i reklamacji
Dane są przetwarzane w celu obsługi oświadczeń o odstąpieniu od umowy, zgłoszeń zwrotu, reklamacji, zgłoszeń dotyczących braku zgodności towaru z umową, gwarancji, wymian, zwrotów płatności oraz korespondencji z Klientem w tym zakresie.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie obsługi uprawnień wynikających z umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa.
5.5. Obowiązki prawne Administratora
Dane są przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych, konsumenckich, dotyczących bezpieczeństwa produktów oraz obowiązków związanych z dochodzeniem i rozpatrywaniem roszczeń.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5.6. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
Dane są przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń przez Administratora oraz obrony przed roszczeniami Klientów lub osób trzecich, w tym dokumentowania przebiegu zakupów, reklamacji, zwrotów, płatności, komunikacji i korzystania z usług.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.
5.7. Bezpieczeństwo Sklepu internetowego
Dane są przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania Sklepu internetowego, zapobiegania nadużyciom, wykrywania błędów, przeciwdziałania nieuprawnionemu dostępowi, ochrony Kont Klientów oraz zabezpieczenia systemów informatycznych Administratora.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usług i systemów.
5.8. Newsletter i komunikacja marketingowa
Dane są przetwarzane w celu przesyłania wiadomości marketingowych, w tym informacji o nowościach, kolekcjach, promocjach, ofertach, akcjach specjalnych oraz specjalnych propozycjach dla uczestniczek VN Orchid Club.
Wiadomości marketingowe są wysyłane wyłącznie osobom, które wyraziły na to zgodę. Brak zgody marketingowej albo jej wycofanie nie wpływa na możliwość korzystania z Konta ani udziału w VN Orchid Club.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda Klienta.
5.9. Marketing własny prowadzony innymi kanałami niż komunikacja elektroniczna wymagająca zgody
W zakresie dopuszczalnym przez prawo Administrator może przetwarzać dane w celu prowadzenia marketingu własnych produktów i usług, o ile nie wymaga to odrębnej zgody na komunikację elektroniczną.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu marketingu własnego.
5.10. Analityka i statystyka
Dane mogą być przetwarzane w celu analizy sposobu korzystania ze Sklepu internetowego, mierzenia skuteczności działań marketingowych, poprawy działania Sklepu, rozwijania funkcjonalności oraz przygotowywania statystyk.
Jeżeli analityka wymaga użycia cookies lub podobnych technologii, które nie są niezbędne do świadczenia usługi, następuje ona po uzyskaniu zgody Użytkownika.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, a w zakresie cookies analitycznych wymagających zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
6. Profilowanie i personalizacja
Administrator może analizować dane dotyczące zakupów, aktywności w Sklepie internetowym, historii zamówień, wykorzystania voucherów, punktów i benefitów w celu prowadzenia VN Orchid Club, ustalania poziomu uczestnictwa, naliczania punktów oraz przyznawania benefitów przewidzianych w Regulaminie VN Orchid Club. Takie działania służą wykonaniu umowy uczestnictwa w VN Orchid Club.
Jeżeli Klient wyraził zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej, Administrator może wykorzystywać dane o zakupach, aktywności w Sklepie internetowym oraz uczestnictwie w VN Orchid Club w celu dopasowania treści wiadomości marketingowych do zainteresowań Klienta.
Jeżeli Klient wyraził zgodę na cookies analityczne lub marketingowe, Administrator może korzystać z danych zbieranych za pomocą cookies i podobnych technologii w celu analityki, mierzenia skuteczności reklam, remarketingu oraz dopasowania treści marketingowych.
Administrator może również analizować historię zakupów i aktywność Klienta w celu ustalenia, czy Klient może zostać zaproszony do indywidualnego poziomu Orchid Black. Decyzja o skierowaniu zaproszenia do poziomu Orchid Black nie jest podejmowana w sposób zautomatyzowany.
Profilowanie prowadzone przez Administratora nie wywołuje wobec Klienta skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na niego nie wpływa.
7. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcji Sklepu internetowego.
Podanie danych wymaganych do złożenia zamówienia jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży. Brak tych danych może uniemożliwić złożenie lub realizację zamówienia.
Podanie danych wymaganych do Konta jest konieczne do utworzenia i obsługi Konta oraz korzystania z funkcji dostępnych dla zalogowanych Klientów, w tym udziału w VN Orchid Club.
Podanie danych potrzebnych do udziału w VN Orchid Club jest konieczne do korzystania z Programu, naliczania punktów, ustalania poziomu uczestnictwa oraz przyznawania benefitów.
Podanie daty urodzenia jest dobrowolne, ale może być konieczne do otrzymania rabatu lub innego benefitu urodzinowego, jeżeli taki benefit jest przewidziany w VN Orchid Club.
Wyrażenie zgody marketingowej jest dobrowolne. Brak zgody albo jej wycofanie nie wpływa na możliwość złożenia zamówienia, korzystania z Konta ani udziału w VN Orchid Club.
Wyrażenie zgody na cookies analityczne lub marketingowe jest dobrowolne. Brak zgody albo jej wycofanie nie wpływa na możliwość korzystania ze Sklepu internetowego, z wyjątkiem funkcji opartych na tych cookies.
8. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- dostawcom platformy e-commerce i narzędzi technicznych, w szczególności Shopify;
- dostawcom usług hostingowych, informatycznych, utrzymania systemów, bezpieczeństwa IT i wsparcia technicznego;
- dostawcom narzędzi do obsługi Konta, statusu zamówienia, zwrotów, reklamacji i komunikacji z Klientem;
- dostawcom narzędzi do obsługi VN Orchid Club, w tym aplikacji lub systemów służących do naliczania punktów, obsługi poziomów, voucherów, rabatów i benefitów — jeżeli Administrator korzysta z takich narzędzi;
- dostawcom narzędzi do newslettera, marketing automation i komunikacji marketingowej, w szczególności Klaviyo — jeżeli Administrator korzysta z tego narzędzia;
- dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych, w szczególności Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Meta Platforms, Facebook, Instagram — jeżeli Administrator korzysta z tych narzędzi i Użytkownik wyraził odpowiednie zgody;
- podmiotom obsługującym płatności, w szczególności Przelewy24, Stripe, PayPal, bankom oraz organizacjom płatniczym;
- podmiotom realizującym dostawę, w szczególności firmom kurierskim, operatorom pocztowym, przewoźnikom i operatorom punktów odbioru;
- podmiotom obsługującym magazynowanie, pakowanie, logistykę i zwroty, w tym operatorom fulfillment;
- biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, kancelariom prawnym, audytorom, podmiotom windykacyjnym oraz innym profesjonalnym doradcom;
- organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa;
- innym podmiotom, którym dane muszą zostać udostępnione w celu wykonania umowy, realizacji obowiązków prawnych Administratora albo ochrony praw Administratora.
W zależności od rodzaju usługi i zakresu przetwarzania, odbiorcy danych mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora, niezależni administratorzy albo współadministratorzy.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności w związku z korzystaniem przez Administratora z narzędzi dostarczanych przez podmioty działające globalnie, takich jak Shopify, Klaviyo, Google, Meta, Stripe lub PayPal.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się wyłącznie wtedy, gdy jest to dopuszczalne na podstawie RODO, w szczególności:
- do państwa, wobec którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;
- na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską;
- na podstawie innego mechanizmu przewidzianego w RODO;
- w przypadku podmiotów z USA — jeżeli dany podmiot uczestniczy w EU-US Data Privacy Framework albo stosuje inne odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO.
Klient może uzyskać dodatkowe informacje o stosowanych zabezpieczeniach, kontaktując się z Administratorem.
10. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
Dane związane z Kontem są przechowywane przez okres korzystania z Konta, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dane związane z VN Orchid Club są przechowywane przez okres udziału w Programie, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia punktów, voucherów, rabatów, benefitów, reklamacji oraz ewentualnych roszczeń.
Dane związane z zamówieniami i umowami sprzedaży są przechowywane przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz okres przedawnienia roszczeń.
Dane związane z reklamacjami, odstąpieniami od umowy i zwrotami są przechowywane przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń lub okres wymagany przepisami prawa.
Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej są przechowywane do czasu wycofania zgody, a po jej wycofaniu przez okres potrzebny do wykazania, że zgoda została prawidłowo udzielona i wycofana.
Dane dotyczące zgód, w tym zgód marketingowych i cookies, mogą być przechowywane przez okres potrzebny do wykazania spełnienia obowiązków prawnych Administratora.
Dane przetwarzane za pomocą cookies analitycznych lub marketingowych są przechowywane zgodnie z czasem życia danego pliku cookies albo do czasu wycofania zgody, zależnie od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
Dane przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami są przechowywane przez okres przedawnienia tych roszczeń.
Dane przetwarzane w celu wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa.
11. Prawa Klienta
Klientowi przysługują następujące prawa:
- prawo dostępu do danych osobowych;
- prawo otrzymania kopii danych;
- prawo sprostowania danych;
- prawo usunięcia danych;
- prawo ograniczenia przetwarzania;
- prawo przenoszenia danych;
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego;
- prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
W celu realizacji swoich praw Klient może skontaktować się z Administratorem pod adresem: shop@vandanovak.com.
12. Skarga do organu nadzorczego
Klient ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
13. Polityka plików cookies
Sklep internetowy korzysta z plików cookies i podobnych technologii.
Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika albo odczytywane z tego urządzenia. Podobne technologie mogą obejmować m.in. piksele, tagi, identyfikatory internetowe, skrypty analityczne, lokalną pamięć przeglądarki oraz inne technologie umożliwiające przechowywanie informacji lub dostęp do informacji zapisanych na urządzeniu Użytkownika.
14. Rodzaje cookies wykorzystywanych w Sklepie
Sklep może korzystać z następujących kategorii cookies:
14.1. Cookies niezbędne
Cookies niezbędne są konieczne do prawidłowego działania Sklepu internetowego. Umożliwiają w szczególności:
- korzystanie z Koszyka;
- składanie zamówień;
- logowanie do Konta;
- utrzymanie sesji Użytkownika;
- obsługę strony statusu zamówienia;
- obsługę funkcji zwrotu lub odstąpienia od umowy;
- zapamiętanie ustawień językowych;
- zapewnienie bezpieczeństwa Sklepu;
- zapamiętanie preferencji dotyczących cookies.
Cookies niezbędne mogą być stosowane bez zgody Użytkownika, ponieważ są potrzebne do dostarczenia usługi żądanej przez Użytkownika lub zapewnienia prawidłowego działania Sklepu.
14.2. Cookies analityczne
Cookies analityczne służą do analizowania sposobu korzystania ze Sklepu internetowego, mierzenia ruchu, tworzenia statystyk, wykrywania błędów, sprawdzania skuteczności działań oraz poprawy działania Sklepu.
Cookies analityczne są stosowane po uzyskaniu zgody Użytkownika, chyba że w konkretnym przypadku są skonfigurowane w sposób niewymagający zgody zgodnie z obowiązującymi przepisami.
14.3. Cookies marketingowe
Cookies marketingowe służą do prowadzenia działań reklamowych i marketingowych, w tym mierzenia skuteczności reklam, tworzenia grup odbiorców, remarketingu, dopasowywania treści marketingowych do zainteresowań Użytkownika oraz prowadzenia kampanii reklamowych w serwisach zewnętrznych.
Cookies marketingowe są stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika.
14.4. Cookies funkcjonalne
Cookies funkcjonalne umożliwiają zapamiętanie ustawień wybranych przez Użytkownika oraz korzystanie z dodatkowych funkcji Sklepu, takich jak ustawienia językowe, preferencje wyświetlania albo integracje z wybranymi narzędziami.
Jeżeli cookies funkcjonalne nie są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika, są stosowane po uzyskaniu zgody Użytkownika.
15. Narzędzia wykorzystujące cookies i podobne technologie
Administrator może korzystać w szczególności z następujących narzędzi wykorzystujących cookies lub podobne technologie:
- Shopify — obsługa platformy e-commerce, Koszyka, zamówień, Konta, strony statusu zamówienia i funkcji technicznych Sklepu;
- Google Analytics — analiza ruchu i sposobu korzystania ze Sklepu;
- Google Tag Manager — zarządzanie tagami i skryptami analitycznymi lub marketingowymi;
- Google Ads — pomiar skuteczności reklam, remarketing i działania reklamowe;
- Meta/Facebook Pixel — pomiar skuteczności reklam, remarketing i działania reklamowe w usługach Meta;
- Instagram / Meta Platforms — integracje społecznościowe i działania reklamowe, jeżeli są stosowane;
- Klaviyo — obsługa newslettera, marketing automation, analiza interakcji z komunikacją marketingową, jeżeli Użytkownik wyraził odpowiednie zgody;
- WPML — obsługa ustawień językowych Sklepu;
- narzędzie do zarządzania zgodami cookies — zapamiętywanie preferencji Użytkownika dotyczących cookies.
16. Zarządzanie zgodami cookies
Podczas pierwszej wizyty w Sklepie Użytkownik może zobaczyć komunikat cookies umożliwiający wybór preferencji dotyczących cookies.
Użytkownik ma możliwość:
- zaakceptowania wszystkich cookies;
- odrzucenia cookies opcjonalnych;
- dostosowania ustawień cookies według kategorii.
17. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed przypadkową lub niezgodną z prawem utratą, zniszczeniem, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
Środki te są dobierane z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą.
18. Zmiany Polityki
Administrator może zmienić niniejszą Politykę, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności Sklepu internetowego, zmiany narzędzi wykorzystywanych przez Administratora, zmiany zasad VN Orchid Club albo zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.
Aktualna wersja Polityki jest dostępna w Sklepie internetowym.